De overname is rond en de champagne is op, maar uhh, hoe dan verder?
Een goede voorbereiding is het halve werk. Zoals eigenlijk altijd.
Het is alweer bijna 20 jaar geleden dat ik mijn eerste overname deed in de kinderopvang. Maar hoe lang het ook geleden is, deze eerste keer vergeet ik nooit. Mijn collega werd gebeld door een eigenaar van een organisatie met 5 prachtige locaties. We kenden haar niet, maar de naam van mijn collega was bij haar blijven hangen omdat zij hem op een foto in de krant had gezien; met een scheef zittende stropdas. Het kan gek gaan. Ook dat vergeet ik nooit meer. (En als ik op de foto ga probeer ik nu ook altijd op te vallen, door gek haar, of een scheve bril of zo, maar tot op heden heeft niemand mij naar aanleiding daarvan ooit gebeld.)
Maar goed, we kwamen in gesprek en het klikte. Wij waren op zoek naar schaalgrootte, om met name onze backoffice steviger te kunnen optuigen. Zij wilde haar ‘kindje’ ergens goed onderbrengen. Ze had een goed gevoel bij ons en wij konden, als stichting die net was opgekrabbeld uit een aantal lastige jaren, nog wel wat leren van een echte ondernemer. Niet te geloven dat zij haar kostbaarste bezit aan ons wilde toevertrouwen.
En zo werd de deal op een zonnige namiddag gesloten. Nou ja, om eerlijk te zijn weet ik niet meer of het echt zonnig was, maar het voelde wel zo. Onze eerste overname was een feit. Wow.
Maar toen kwam het. Misschien heb je er zelf ook al ervaring mee. De deal is rond, het voelt als feest, maar enkele dagen of weken later zit je met je handen in je haar. De medewerkers van je nieuwe locatie stellen allemaal lastige vragen die je niet eenduidig kunt beantwoorden, je ‘eigen’ medewerkers stellen vervolgens óók lastige vragen en ouders willen weten hoe de toekomst eruit ziet. Kortom, de chaos is compleet. (Misschien overdrijf ik nu, maar het kan zeker chaotisch worden.)
Het was handig geweest als we vooraf tot in redelijke mate van detail hadden nagedacht over integratie. Over het wat, waarom en hoe. Maar helaas, dat was in de hectiek van de overname erbij ingeschoten. Niet handig. Hélémaal niet handig. Zou het een zelfstandige regio blijven? Met of zonder eigen systemen? Met een specifieke look en feel, of wat gingen we doen met de naam? Zo laten of wijzigen? En wat te doen met de prijzen die hoger waren dan dat we gewend waren? En met de openingstijden? En het systeem ten behoeve van kindplanning? En zo kwamen er tallozen vragen op ons af.
Het heeft uiteindelijk het nodige bloed, zweet en tranen gekost om zowel alle medewerkers als alle ouders en kinderen aan boord te houden. En om blij met de overname te blijven. Maar het is gelukt. Gelukkig. En dat allemaal omdat die stropdas van mijn collega scheef had gezeten.
Uiteindelijk heb ik talloze integraties mogen begeleiden. Na een overname, als gevolg van een fusie of vanwege een doorstart. Ik heb trouwens ook nog ooit een splitsing gedaan. Dat is ook een uitdagende klus. Inmiddels weet ik dat er één ding is wat je altijd MOET doen en dat is een gedegen projectplan maken met daarin antwoord op de ‘waarom, wat, hoe, wie, wanneer en wat als’ vragen. En dat hoeft helemaal geen ellenlang en theoretisch document te zijn. Het gaat erom dat je nadenkt over deze vragen en dat vastlegt. Waarom doe ik deze overname (of fusie, of splitsing, of…)? Wat is de aanleiding? Wat wil ik ermee bereiken, wat is het doel? Hoe ga ik dit doel bereiken (welke onderdelen wel of niet integreren of alles juist laten zoals het is?). Wie gaat dit proces begeleiden? Enzovoort. Het is cruciaal om dit plan VOOR ‘closing’ gereed te hebben. Ook handig trouwens als je een RvT/RvC of een ondernemingsraad moet overtuigen van nut en noodzaak. En zet dan meteen ook de mensen die de integratie moeten gaan ‘doen’ al in de coulissen klaar, zodat je die met één ruk aan het touw tevoorschijn kunt laten komen.
Overweeg je een fusie of overname en wil je een keer verder praten over wat je juist wel of niet moet doen om tot een succesvolle integratie te komen, neem dan gerust contact met mij op!